イベント出演の際の確認事項について

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私は学生時代にバイトでイベントスタッフをやったり、演劇やコンサートを主催したり、東京でベリーダンスを学んだDevadasi Studioではイベントスタッフやスタッフリーダーをしたり…こうして振り返るとイベント事にはとても縁があります。

千葉県の鴨川市に移住してからはベリーダンスイベントを主催する他、数多くの外部イベントに出演しています。その経験により多くの学びや気づきを得ました。鴨川市、および南房総一帯では様々な野外イベント(大抵は日中に開催)に出演を依頼される機会があります。でもイベントを主催することは簡単なことではありません。様々な人たちをまとめ、それぞれの立場を考慮して準備をする必要があります。主催者は必ずしも出演者の立場を理解しているとも限りません。ダンサーがイベントに出演する場合は色々なことを事前に確認しておくことが大切になります。

ダンサーが出演の依頼を受けた時、出演を決める前に確認すること、出演が決まってから確認すること、当日にやることがあります。野外イベントに限らず、屋内のイベントでも有効なポイントもあるので参考にしてください。

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Step 1: 出演依頼が来ました。出演を決める前に次の点を確認しましょう♪

何事もそうですが、イベントの主催も場数を重ねてうまくなっていくものです。この地域でのこれまでの経験上、多くの場合はまだ主催経験が初めてだったり少ない場合があります。そのため、まずは「○月○日に○○というイベントを開催するのですが、ぜひ出演して頂きたいと思います。いかがでしょうか?」というような連絡が入ります(主催経験が豊富な方はもうちょっと詳しい情報を伝えてきます)。ダンサーはひとつの演目を準備をするのに、多くの時間や労力を費やし、リハーサル代や衣装代などの出費もあります。当日ベストコンディションでステージに立ち、良いパフォーマンスができるようにするためにも日程が空いていればすぐにOKするのではなく、「お誘いありがとうございます。日程的には問題ないのですが、出演を決める前に確認しておきたいことがあります。」と伝えます。そして「出演のお返事はいつまでにすれば良いですか?」と尋ねた上でこちら側から以下の質問をするようにしましょう。

イベントの主旨
どのような主旨のイベントで、客層は大体どんな感じなのかを知っておくと演目を決める上で有効です。この地域の野外イベントはほとんどの場合、日中に開催されますが、日中の野外イベントの場合は明るくてテンポの早めの曲が合います。また、ソロダンスよりもグループダンスの方がインパクトがあって良いです。音楽的にも視覚的にも、より迫力があり、分かりやすい方が喜ばれる傾向があります。この地域での野外イベントはステージがグループダンス向けに大きめに作られていることが多いです。また、大抵は食べ物やグッズなどの出店も同時にあり、観客の意識は必ずしもステージのパフォーマンスに向いていません。そんな中、夜向けのしっとりとした曲でソロで踊ってもBGM程度の感覚で流されてしまいがちです。また、ベリーダンスに限っていえば野外でのベールダンスはベールが風の影響で思いがけない動きをするので上級者向けです。また、夏の暑い時期のベールは身体にピッタリと張り付いて身動きとれないので、お勧めできません。

雨天決行・中止、あるいは順延の確認
イベントによっては雨天の場合は中止になる場合があります。ダンサーは本番に向けて練習やリハーサル、衣装などに時間やお金を費やすため、中止になっても問題のない演目を組むようにします。ごく稀に荒天の場合は順延になるイベントもあります。その場合はいつ、どのような形で連絡が入るのかを事前に知っておくと安心です。特にグループダンスでは、本番の日がずれると出演できないメンバーがいる場合もあるので気をつけましょう。過去の経験で、「雨天の場合は屋内で開催します」と伝えられたため、3ヶ月ほどの歳月をかけてリハーサルを重ねたものの、本番の数日前になって、「出店ブースが多くなったためにステージが屋内に設けられないので、ステージは雨天中止になります。」と伝えられました。交渉をして何とか屋内にステージを設けることになりましたが、ダンサーはこういった場合は自分の立場を守るために主張をする必要があると思います。

演目の長さ
大抵のイベントでは演目の長さを指定されます。他の出演者がいる場合は15分~30分の間のものが多く、出演者が他にいない場合はそれ以上の時間になることもあります。指定された時間内で演目を作り上げることになりますが、15分程度であれば数名、30分ものであれば5名~10名程度の出演者数となります。これまでの経験上、平日の昼間などのイベントの場合は指定された時間枠を埋めるほどの出演者がいないために短めの演目にすることもありましたが、主催者には事前に演目が指定された時間より短かくなる可能性を伝えておくと良いでしょう。

踊る時間帯
イベントによって出演時間を指定されている場合と、逆にこちらで選べる場合があります。いずれにしても時間帯によっては楽しいはずの経験が苦い経験になり得るので気に留めておく必要があります。特に野外イベントは時季(夏や冬)によっては日差しの強さや気温などで体力を消耗し、踊りに影響します。夏はできる限り暑い時間帯は避けた方が無難です。ベリーダンスは夜の雰囲気の方が断然合うので、選ぶ余地があるならできるだけ遅めの時間帯が良いです。べりーダンスの衣装は基本的には冬仕様ではなく、露出も多いので寒い時期は逆にできるだけ気温が高い時間帯にしましょう。

リハーサル
本番前にステージ上でリハーサルができると本番で気持ちの余裕ができて良い踊りができます。特にグループダンスの場合は場当たり(ステージの出はけの場所やステージ上の立ち位置の把握)は必須です。野外イベントの場合はイベント用に特設ステージを作られることが多いですが、事前にリハーサル可能な時間を聞いておくと良いでしょう。できる限り本番当日より以前にステージ上でリハーサルできると良いので、まずは当日以前に可能かどうか確認します。当日のみ可能な場合は、何時から何時までステージが使えるかを確認します。夏や冬の場合、時間帯によっては極度に体力を消耗するのでできるだけリハーサルで無理をしないように。

ステージ、控え室などについて
特に初めて参加するイベントの場合は出演を決める前にステージの素材や控え室の有無などは大事なポイントになってきます。詳しくは次のStep 2に書いていますが、「裸足で踊れる環境かどうか」、「着替える環境がステージ付近にあるか」程度の確認はこの時点でしておいた方が無難です。

音響設備の有無
ごく稀に、自分で音響機材やスピーカーを持ち込む必要がある場合もあります。念のため「音響設備はありますか?」と聞いておくと無難です。また音響設備はあるけれどもごくたまに、音響スタッフは出演者が個別に依頼するケースもあるので、そちらも確認しておきましょう。

ギャラ
大抵の場合は講師レベルのダンサーでないとギャラは発生しませんが、一応ギャラに関しても記します。野外イベントでは「予算的にギャラは出せませんが、ぜひお願いします」と言われることが多く、時折「こちらでは支払えないので投げ銭式にしましょう」という場合もあります。また、チャリティーイベントのように、初めから売上金は寄付金となる場合もあります。誰が何のために開催し、収益がある場合はどのように分配されるのか次第で、ダンサーにギャラが発生するかしないかが決まります。例外はあるものの多くのイベント(南房総界隈で私が経験したものに限って)では芸術観賞に関しては「無料であるのが当然」のような感覚があります。もしも「このイベントでノーギャラなんて納得がいかない!」という場合はギャラを出演条件にすることもできますが、その際は他の出演者がギャラをもらっているのかなども見極めた上での方が無難です。例えば他のダンスグループも報酬無料で出演している中で、自分たちだけギャラをもらおうと思っても無理があります。そのため、投げ銭式にしてもらうことを頼む方が良いかもしれませんが、その場合も他の出演者とのバランスを考慮します。もしOKが出た場合は主催側の方でも、イベントの告知文や当日のアナウンスなどで事前にお客さんに「投げ銭式ライブ」と伝えるようお願いすると良いです。過去の経験では、特に地元住民向けのイベントの場合は「投げ銭式」自体が観客にとって馴染みがない場合があり、こちらがカゴをもって投げ銭回収をしに行っても、「何これ?」と怪訝な顔をされるケースがありました。そんな事態を避けるためにも事前に主催者の協力をお願いしておくと良いでしょう。

主催者とのやりとり
上記のようなことを主催者とやりとりする中で、もしもうまくかみ合わない場合、返事などから誠意が感じられない場合は無理に出演依頼を受けることもありません。丁寧に「お誘い頂いて大変感謝していますが、この出演条件ですとちょっと難しいので今回は遠慮させていただきます。」と伝えて断りましょう。ダンサーは自分を守る必要があります。

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Step 2: 出演することが決まりました!次のことをやりましょう♪

会場の下見
初めて踊るイベントの場合、事前に会場の下見をしておくと安心です。主催者立ち合いの元でできると一番安心ですが、そうでない場合でも事前にステージの環境を見ておくことは本番当日のイメージを膨らませるのに役立ちます。会場では以下のことを確認しましょう。また何らかの事情で下見ができない場合は電話やメールなどで確認しましょう。

ステージ環境
ステージの大きさや形を把握してステージ内に収まるような振り付けや人数編成にします。ステージに出入りするための段差の有無や位置→階段がある場合やステージへの入り口と実際踊る場所が遠い場合は、踊る場所に行くまでに要する時間を考慮してステージへの出はけのタイミングを決める必要があります。

床の素材
ベリーダンスは基本的に裸足で踊りますが、野外ステージの場合は床の状態によっては専用のサンダルを履く必要がある場合もあります。また膝をついて踊ったり、フロアワークをする場合は、床の素材によっては怪我をする危険性もあるので、事前に床の素材を知っておくと安心です。これまでに踊るのに適していないステージ環境で踊ることを依頼された例としては、むき出しの土、砂地、凹凸や穴の空いているステージ、表面が荒いコンパネで刺があるステージ、などがあります。そういう場合は絨毯やダンス専用のシートを敷いてもらえるかどうかお願いするのも良いでしょう。コンパネを敷いただけの簡易的なステージの場合は、足に刺がささって思わぬ怪我をする場合があります。特に板の端はささくれ立つ場所なのでガムテープを貼って対処してもらうと良いでしょう。真夏の炎天下で踊る場合、床の素材によっては非常に高温になります。火傷を避けるために、本番前には何らかのシートを貼って保護してもらう、リハーサルではサンダルを履くなどで対処する必要があります。いずれにしても、ステージに上がる前までの移動の際はすぐに脱いだり履いたりできるサンダルのような靴を履きます。床の素材によっては足の裏がかなり汚れるので、踊り終わった後にウェットティッシュなどの拭くものを用意すると便利です。

控え室や早替えする場所の有無
野外イベントの場合、大抵はステージ付近に早替え用テントが設置されますが、念のため確認をとりましょう。早替え用テントがない場合は控え室があるのかを確認し、ステージへの距離を事前に把握します。また控え室や早替え用テントに鏡はあるのかを確認し、ない場合で必要だと思われる際は持参します。なお、野外イベントでは鏡のある場所で準備ができない可能性が高いので、メイクをしてから会場入りする方が無難です。どのようなイベントでもそうですがメイクは会場で直せるよう、メイク道具と手鏡を必ず持参します。衣装には踊る直前に着替えますが、何らかの理由で衣装で会場内を移動する必要がある場合は必ず衣装の上にベールなどを羽織って、衣装を見せないようにします。早替えがある場合は、着替えやすいように控え室や早替え用テント内に事前に着替えの準備をします。リハーサルの際に本番時の段取りを考えておくと良いでしょう。

音響設備
どのような形式で音源を持参すれば良いかの確認をしましょう。大抵はCD、そして時折MP3プレーヤーでも大丈夫な場合があります。音源についてはこちらを参照→ イベント時の音源について

駐車場
この地域だと移動手段は車ですが、会場によっては駐車場が限られていて乗り合わせを必要とする場合があります。その場合、大抵は主催者側からそのように連絡が来ますが、念のため確認をすると安心です。

宣伝
ダンサーはただ踊るだけでなく、お客さんをお誘いすることも大切な仕事のひとつです。主催者の方でチラシやデータ上でのイベントの告知文などがあれば、積極的に家族や友人などに案内して観にきてもらいましょう。これまでの経験上、特に野外イベントでは食べ物などの出店が同時にあるため、自分が踊る際に実際にステージを観てくれている人が少なくて踊り手としてはとても虚しい思いをすることもよくあります。主催者と共にイベントを作っていくような姿勢で、自分も集客に貢献し、ステージだけでなくイベント全体を盛り上げましょう。時折、主催団体の会員向けのイベントに呼ばれて踊る場合もありますが、その場合は告知する前に一般客の入場が可能かどうか確認しましょう。

当日の会場入り時間
大抵は出演者次第となりますが、リハーサルを当日行う場合などはお客さんの入場までには会場入りしてリハーサルを終えることが必要となります。リハーサルが事前に済んでいる場合でも、当日はサウンドチェック、メイクや着替えの他に、会場やステージの雰囲気の把握、控え室からステージへの動線確認など、色々な確認作業もあるので出番の2時間前までに会場入りをすると安心です。また、時間に余裕があれば思いがけない状況(交通渋滞など)の場合も落ち着いて対処できます。主催者におおよその会場入り時間を事前に伝えておくと良いでしょう。

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Step 3: 本番当日です!以下のことを忘れずに!

サウンドチェック
大抵の野外イベントでは当日にサウンドチェックをすることになります。もしも事前にできる場合はリハーサルの際にするのが理想です。会場に到着したら担当のスタッフに音源を渡し、本番前に音がちゃんと出るか全曲、さわりの部分だけでもテストしてもらうと安心です。同時に音量のチェックをし、元々の音が小さい曲があればボリュームをあげてもらうなどの調整もこの際にお願いします。音源についてはこちらを参照→ イベント時の音源について

照明チェック
この地域ではそれほど多くはないですが、夜のイベントの場合はステージ照明が使われる場合があります。ステージ照明はダンサーにとっては非常に眩しく感じられることもあるので、本番前に照明のテスティングもできるのが理想です。また夜の屋内のイベントで、普通の照明の元で踊る場合もよくあります。その場合は客席付近の照明を落とし、ステージ側だけを照らすようにすると良いでしょう。本番前に通常照明からステージ照明に切り替えるスタッフ、あるいはダンサーを予め決めておくようにします。

控え室
出演者は本番前のバタバタで平常心を失ってしまいがちです。他の出演者と控え室をシェアする場合は挨拶などを忘れずに、部屋を譲り合って使うようにしましょう。また、自分のゴミは持ち帰る、使ったテーブルや椅子などを元通りに戻す、などのマナーを守りましょう。

言うまでもありませんが、主催者やスタッフには必ず挨拶をしましょう。ダンサーはステージ上だけでなく、会場に足を踏み入れた瞬間から美しく、優雅に振る舞うことを心がけましょう。

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主催者への確認事項を以下にまとめました:

1. どのような主旨のイベントでどんな客層が予想されますか?どのような演目が良いですか?
2. 野外ステージとのことですが、雨天の場合は中止になりますか?それとも屋内にステージを設けることになりますか?
3. ベリーダンスは基本的に裸足で踊るのですが、床の素材は裸足でも大丈夫でしょうか?
4. ステージのおおよその大きさ(何m×何m)、ステージへの出方(客席側から見て右から等、そして階段の有無)は分かりますか?
5. 音響設備・音響スタッフの有無を教えて頂けますか? こちらで用意するのはCD、あるいはMP3プレーヤーが宜しいでしょうか?
6. 事前のリハーサル(音出し・ステージでの通し)は可能ですか?当日の場合でも、別の日程の場合でも、何時からでしたら可能ですか?
7. 当日はステージ付近に早替え用のテント、そして控え室が必要になりますが、用意していただくことは可能ですか?
8. 駐車スペースはありますか?もしも限られている場合は乗り合わせて行くことが可能なので、事前にお知らせください。
9. 一般客も入場できるイベントですか?その場合はこちらでも告知しますが、チラシやデータ上での案内文はありますか?

 

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